POLÍTICA DE PRIVACIDADE EXTERNA
1. Glossário
Visando orientar os Clientes e Usuários dos serviços da HUBSOFT e os leitores desta Política, indicamos abaixo um breve glossário acerca dos principais termos utilizados relacionados à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e seus significados:
a) Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais: É o órgão independente da administração pública que é responsável pela aplicação e fiscalização do cumprimento da LGPD em todo o território nacional.
b) Agente de Tratamento: Pode ser o controlador ou o operador de dados pessoais.
c) Consentimento: Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.
d) Cookies: Os cookies de navegação são dados de referência que são coletados e armazenados pelos sites sobre a preferência de navegação do usuário, podendo conter dados de localidade, interação de conteúdo, publicidade, análise de performance e sessão.
e) Controlador: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
f) Dado anonimizado: Dado relativo ao titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.
g) Dado pessoal: Informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável, que possa permitir a identificação de uma pessoa natural ou que, identificada a pessoa, o dado possa ser associado a ela, revelando característica a seu respeito, como por exemplo seu nome, CPF, RG, endereço, telefone, e-mail entre outros;
h) Dado pessoal de criança e de adolescente: O Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) define como criança a pessoa até 12 (doze) anos de idade incompletos e adolescente aquela entre 12 (doze) e 18 (dezoito) anos de idade. A LGPD estabelece regras específicas para tratamento destes dados pessoais, sendo conferido a eles uma maior proteção.
i) Dado pessoal sensível: A LGPD apresenta uma definição específica de quais dados são considerados sensíveis, sendo eles: Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião pública, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico quando vinculado a uma pessoa natural.
j) Encarregado de proteção de dados (Data Protection Officer – DPO): Pessoa indicada pelo agente de tratamento (controlador ou operador) para atuar como canal de comunicação entre o Controlador, os Titulares dos Dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). É ao encarregado que o titular de dados deve direcionar toda e qualquer dúvida ou requisição que tenha acerca do tratamento de seus dados pessoais.
k) Operador: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.
l) Titular de dados: Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto do tratamento. É o proprietário dos dados pessoais.
m) Transferência internacional de dados: Transferência de dados pessoais para país estrangeiro ou organismo internacional do qual o país seja membro.
n) Tratamento: É qualquer atividade que seja realizada com dados pessoais, como por exemplo a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
o) Usuário: Toda pessoa que acesse e/ou faça o uso dos sites, portais de atendimento, serviços e produtos da HUBSOFT.
2. Introdução
A HUBSOFT trata como prioridade a proteção dos dados pessoais dos seus clientes e dos Usuários dos seus serviços. Reforçando o compromisso da organização com a privacidade e segurança dos dados pessoais coletados dos usuários de serviços oferecidos no site e outros meios de comunicação.
Assim, foi desenvolvida a presente Política de Privacidade (“Política”), documento que está de acordo com as regras estabelecidas pela LGPD e que demonstrará o compromisso da HUBSOFT com a privacidade, discorrendo especialmente sobre: a coleta dos dados pessoais e suas finalidades, o compartilhamento, medidas de segurança, armazenamento, quais são os seus direitos como Titular de dados pessoais e como você poderá exercê-los.
Contudo, cumpre destacar que esta política é penas um dos meios pelos quais a HUBSOFT busca estar em compliance com as normas de privacidade e proteção de dados pessoais. Sendo assim, caso o titular tenha alguma dúvida não sanada por meio deste documento, o canal do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (Data Protection Officer – DPO) está indicada ao final.
3. Informações tratadas pela HUBSOFT
HUBSOFT poderá coletar as informações inseridas ativamente por você, “Usuário”, no momento do contato ou cadastro, por meio do preenchimento do formulário de contato, quando do fornecimento de dados para serviços de terceiros integrados com a HUBSOFT e, ainda, informações coletadas automaticamente ao utilizar nossos serviços. Há, assim, o tratamento dos dados pessoais: (i) fornecidos pelo próprio Usuário e (ii) aqueles coletados automaticamente pela HUBSOFT.
Importante reforçar que a HUBSOFT somente utiliza as informações necessárias para atingir a finalidade para a qual elas foram coletadas.
As especificações sobre o tratamento dos dados e suas finalidades podem ser verificadas abaixo:
3.1 Dados Pessoais fornecidos pelo Usuário
A HUBSOFT coleta todos os dados pessoais inseridos ou encaminhados ativamente pelo Usuário ao contatar ou se cadastrar em nosso portal. São eles:
3.1.1 Quando o titular utiliza o website da HUBSOFT, os seguintes dados pessoais são coletados:
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Canal de Coleta |
Finalidade |
Dados Coletados |
Origem |
|
Contratar |
Testar o produto de forma gratuita através de um teste grátis |
Nome, nome do seu provedor, e-mail corporativo e telefone |
Próprio titular |
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Chatbot (Hubinho) |
Solicitar orçamento para contratação de serviços ofertados |
Nome, e-mail, telefone |
Próprio titular |
|
Área do cliente |
Acessar a área do cliente para os assinantes |
CPF |
Próprio titular |
3.1.2 Se o titular é candidato ou tem interesse em se candidatar a alguma vaga na HUBSOFT pode ser coletados dados pessoais para:
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Canal de Coleta |
Finalidade |
Dados Coletados |
Origem |
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Trabalhe Conosco |
Participar de processos seletivos |
Dados pessoais enviados através do currículo para o e-mail da HubSoft |
Próprio titular |
Os dados pessoais referentes ao processo de recrutamento e seleção poderão ser mantidos na base de dados pelo prazo de 06 (seis) meses. Após esse período, serão descartados de forma segura.
3.1.3 Dados fornecidos pelo cliente para atendimento/suporte técnico
A HUBSOFT poderá acessar o sistema do provedor para prestar suporte técnico, caso seja solicitado pelo cliente. Para a prestação desse serviço pode ser solicitado alguns dados pessoais:
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Canal de Coleta |
Finalidade |
Dados Coletados |
Origem |
|
Suporte técnico |
Prestar suporte técnico relativo ao serviço prestado. |
Nome, e-mail e telefone |
cliente |
3.2 Dados coletados por meio de serviços integrados de publicidade pela HUBSOFT:
Poderá ainda ocorrer a coleta de dados fornecidos ativamente pelo Usuário a serviços de terceiros voltados à publicidade que possuam integração com a HUBSOFT, como por exemplo o Facebook, o Instagram e serviços do Google.
O fornecimento destes dados a terceiros integrados à HUBSOFT é realizado de forma voluntária, cabendo ao Usuário confirmar se está de acordo com as condições estabelecidas pelos terceiros no ato da entrega das informações.
Os dados coletados serão, usualmente
Canal de Coleta | Finalidade | Dados Coletados | Origem |
Instagram, Facebook e serviços do Google |
serviços de terceiros voltados à publicidade que possuam integração com a |
Nome, telefone e E-mail |
Próprio titular |
Independentemente de quais dados pessoais o Usuário fornece ativamente à HUBSOFT, nós apenas faremos uso daqueles efetivamente relevantes e necessários para o alcance das finalidades a ele declaradas na coleta dos dados em consonância com o princípio da minimização contido na LGPD
3.3 Tratamento de dados pela HUBSOFT enquanto Operadora
Devido ao acesso, transmissão, armazenamento ou processamento de dados ser considerado tratamento para fins da LGPD, há ainda hipóteses em que a HUBSOFT realizará o tratamento de dados na posição de Operadora.
Nesse cenário, o principal responsável pelas informações tratadas será o cliente HUBSOFT, que determinará as diretrizes para a realização do tratamento, enquanto a HUBSOFT tratará os dados para fins de disponibilização do software e prestação dos serviços contratados.
Nesses casos, nossa responsabilidade em relação aos dados pessoais fica limitada ao tratamento que realizamos nesse papel atuando em nome dos clientes. Para atendimento dos seus direitos como titular dos dados pessoais, você deverá contatar diretamente o provedor, nosso cliente, por meio das informações de contato por ele disponibilizadas.
Salientamos ainda que a HUBSOFT está comprometida em garantir a segurança, privacidade e conformidade com a Lei de Geral de Proteção de Dados em todas as suas interações.
3.3.1 Dados pessoais decorrentes de serviços integrados à HUBSOFT
A HUBSOFT oferece ainda produtos e serviços que permitem a integração com outras plataformas. Nosso software pode ser integrado com Chat Bot-API, API gerais, PBX, PIX, negativações, dentre outros. Portanto, podemos receber dados pessoais armazenados por empresas terceiras, que são contratantes dos nossos serviços de integração, através da nossa plataforma. Esses dados pessoais podem variar a depender do serviço integrado
É importante destacar que não armazenamos dados pessoais dessas empresas terceiras em nossas plataformas, mas sim efetuamos a transmissão dos dados entre diferentes bancos de dados de um mesmo controlador ou diferentes controladores.
A HUBSOFT adota todos os procedimentos necessários para garantir a segurança dos dados e para evitar qualquer desvio do fluxo contratado pelas empresas terceiras. É fundamental ressaltar que, nestes casos, a HUBSOFT, enquanto Operadora de dados pessoais, realizará o tratamento em nome do controlador, especificamente para fins de transmissão dos dados, conforme mencionado anteriormente.
3.4 Coleta automática de dados
Visando o fornecimento de melhorias na experiência dos Clientes e Usuários quando do uso dos serviços da HUBSOFT, há ainda a coleta de dados de forma automática, quando do acesso ao nosso site. Este tratamento de dados é feito utilizando ferramentas como os cookies, local shared objects, beacons, pixel tags e formulários, nas condições abaixo:
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Canal de coleta |
Finalidade |
Dados Coletados |
Origem |
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Uso do site pelo Cliente ou Usuário |
Melhoria da experiência de navegação |
Características do dispositivo de acesso e do navegador, informações do navegador e do IP (origem, data e hora), informações sobre cliques e páginas acessadas, termos de procura utilizados em caixas de busca e outros dados aplicáveis conforme o acesso |
Coleta automática ao acessar os sites e portais de interação. |
Adicionalmente, as informações coletadas poderão, mediante a obtenção prévia de sua autorização, serem utilizadas para fins publicitários, como para o envio de e-mail de marketing ao Usuário ou contatos por telefone, SMS, carta e aplicativos de mensagens como o WhatsApp. Caso você se sinta incomodado e não deseje mais receber quaisquer informativos publicitários da HUBSOFT, você poderá, a qualquer momento, se descadastrar utilizando o botão “descadastre-se” presente nos e-mails ou nos contatar pelo e-mail dpo@hubsoft.com.br, manifestando a sua oposição.
Reforçamos o nosso compromisso com os princípios da finalidade, necessidade e adequação contidos na LGPD sendo utilizados apenas aqueles dados pessoais estritamente necessários para o alcance das finalidades declaradas na coleta dos dados. Dados excedentes e desnecessários não serão mantidos pela HUBSOFT, em conformidade com o que estabelece a legislação vigente.
3.5 Dados pessoais não tratados pela HUBSOFT
Nas atividades de rotina, a HUBSOFT não tratará dados sensíveis. Também não haverá nas atividades comuns com dados de Usuários ou Clientes o uso de informações de crianças e adolescentes. Se por acaso houver a necessidade de utilização destas categorias de dados, serão adotadas todas as medidas nos termos da LGPD para o uso de forma segura.
3.6 Outras formas de tratamento de dados
Abaixo listamos outras situações em que a HUBSOFT poderá tratar dados pessoais:
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Canal de Coleta |
Finalidade |
Dados Coletados |
Origem |
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Atendimento de obrigações diversas de contratos ou processamento de dados para viabilizar a contratação. |
Em geral, cumprir as obrigações e realizar as atividades estabelecidas nas relações firmadas com Clientes, ou processar os dados previamente para viabilizar a relação contratual. Pode variar conforme a obrigação. |
Dados gerais de qualificação, como nome, CPF, RG, estado civil, nacionalidade, endereço, telefone, e-mail, dados financeiros entre outras informações a depender do caso. |
Próprio titular. |
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Uso de informações pessoais em processos judiciais, administrativos ou arbitrais. |
Viabilizar a defesa dos direitos e/ou interesses da HUBSOFT |
Dados gerais de qualificação, como nome, CPF, RG, estado civil, nacionalidade, endereço, telefone, e-mail, dados financeiros entre outras informações a depender do caso. |
Próprio titular. |
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Coleta e armazenamento de informações de Clientes para atendimento de regramentos específicos. |
Cumprimento de obrigações legais ou regulatórias. |
Dados gerais de qualificação, como nome, CPF, RG, estado civil, nacionalidade, endereço, telefone, e-mail, dados financeiros entre outras informações a depender do caso. |
Próprio titular. |
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4. Regularidade da atividade de tratamento
A HUBSOFT sempre observará os deveres e princípios estabelecidos na LGPD para realizar suas atividades de tratamento de dados. Isso inclui:
a) Coletar o consentimento do Titular, quando ele for legalmente exigido, respeitando ainda a finalidade para a qual ele foi concedido;
b) Quando o tratamento de dados for realizado com base no legítimo interesse, realiza-lo de forma balanceada, buscando o equilíbrio entre a expectativa do Titular e o legítimo interesse da HUBSOFT.
c) Utilizar as informações pessoais estritamente necessárias para realização das atividades, não coletando dados desnecessários ou em excesso.
5. Compartilhamento de dados pessoais com terceiros
Como já destacado ao longo deste documento, a HUBSOFT se preocupa com a privacidade e a proteção dos dados tratados e somente compartilhará essas informações com terceiros caso seja necessário para cumprir com finalidades pré-determinadas. Por essa razão, os dados pessoais poderão ser compartilhados com terceiros apenas quando for:
a) Com empresas clientes, parceiras e fornecedores no desenvolvimento e prestação de serviços voltados a você ou sua empresa;
b) Com autoridades, entidades governamentais ou outros terceiros institucionais, para a proteção dos interesses da HUBSOFT em qualquer tipo de conflito, incluindo ações judiciais e processos administrativos;
c) No caso de transações e alterações societárias envolvendo a HUBSOFT, em que a transferência das informações será necessária para a continuidade dos serviços;
d) Mediante ordem judicial ou pelo requerimento de autoridades administrativas que detenham competência legal para a sua requisição;
e) Com instituições financeiras, para análise e proteção de crédito.
Caso haja necessidade de realizar a transferência de dados para partes que estejam localizadas fora do território nacional, a HUBSOFT priorizará países que possuam nível equivalente de proteção de dados, conduzindo a transferência de acordo com as condições previstas na LGPD.
6. Segurança dos dados pessoais
A HUBSOFT adota diversas medidas técnicas, administrativas e organizacionais para a proteção dos dados pessoais, mantendo um nível de segurança compatível com as informações coletadas e as atividades realizadas.
Como exemplo, são citadas abaixo:
a) A HUBSOFT implantou e mantém um programa de privacidade, com uma equipe designada, para monitorar as atividades de tratamento de dados e garantir a segurança das informações. A equipe é responsável por manter a empresa atualizada em termos de privacidade;
b) Os dados pessoais são armazenados em servidores protegidos por salvaguardas técnicas, restrições e limitações de acesso eletrônico e físico. Isso garante a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações;
c) Podemos acessar os dados pessoais dos clientes dos provedores que utilizam nosso sistema mediante solicitação para análise ou suporte. Para a prestação desse serviço e para todas as demais atividades que envolvam o uso de dados pessoais, nossos funcionários são devidamente orientados sobre a importância do cuidado e sigilo no tratamento dos dados. O não cumprimento dessas diretrizes acarretará nas medidas contratuais e legais cabíveis.
d) São implementadas políticas de senhas fortes e com alterações periódicas, além da realização de backups dos dados regularmente. Essas medidas visam fortalecer a segurança e disponibilidade das informações;
e) São adotadas medidas de segurança física, como o uso de sistemas de vigilância, monitoramento, alarmes e acesso restrito com identificação prévia nas instalações da HUBSOFT;
f) São adotadas medidas de proteção contra acessos indevidos aos equipamentos, sistemas e redes da empresa, incluindo o uso de softwares antimalware e antivírus, bem como a conscientização dos colaboradores sobre essas medidas e o uso das ferramentas de trabalho.
Salientamos que você é exclusivamente responsável pela guarda e utilização de eventual login e senha cadastrados nos sistemas de domínio da HUBSOFT. Qualquer operação com esta identificação será de exclusiva responsabilidade sua.
Embora a HUBSOFT tome medidas contínuas para proteger as informações, é importante ressaltar que não existe segurança absoluta quando se trata do uso de informações pessoais. Portanto, não podemos garantir que incidentes de segurança não ocorrerão.
Caso ocorra algum incidente de segurança envolvendo dados pessoais, a HUBSOFT assegura que agirá prontamente para reduzir os riscos e minimizar os danos resultantes desse incidente.
7. Privacy by Design
Para o desenvolvimento de qualquer projeto e implementação de processos e sistemas, a HUBSOFT adota a privacidade desde a concepção, garantindo que qualquer operação de tratamento de dados pessoais leve em consideração a privacidade dos indivíduos desde a sua estruturação.
Todos os projetos devem considerar desde o momento de concepção, até o momento da entrega de produtos e serviços, a proteção de dados pessoais, de modo a adotar controles para prevenir a ocorrência de danos em virtude dos dados pessoais que venham a ser tratados.
Os princípios do processo de Privacy by Design que são seguidos pelas áreas responsáveis pelo desenvolvimento de um novo produto ou serviço são:
a) Proativo, não reativo, preventivo, não corretivo: devem ser criadas medidas preventivas para suportar qualquer tipo de incidente, humano ou não. Efetuar gestão de riscos para prevenir eventuais ocorrências e, caso essas venham a ocorrer, atuamos com respostas responsivas.
b) Privacidade como configuração padrão: as configurações referentes à privacidade devem estar definidas considerando a máxima proteção possível da privacidade do usuário.
c) Privacidade incorporada ao design: a privacidade deve ser incorporada às tecnologias, operações e arquiteturas de informação de maneira abrangente e que se incorpore ao projeto como um todo.
d) Funcionalidade total: soma positiva, não soma zero: a privacidade e segurança não
estão contrapostos, mas estão sendo somadas para o melhor atendimento das expectativas dos titulares dos dados pessoais.
e) Segurança de ponta-a-ponta: a segurança da informação é garantida em todo o ciclo de vida dos dados pessoais dentro da cadeia de tratamento, utilizando tecnologias como as de destruição segura, forte controle de acesso e métodos de registro.
f) Visibilidade e transparência: os titulares de dados devem ser informados por meio de aviso adequado da finalidade para qual seus dados pessoais estão sendo coletados durante todo o ciclo de vida dos dados.
g) Respeito a privacidade do usuário: o usuário deve decidir, sempre que possível, se quer ou não que seus dados sejam compartilhados e, em todas as ocasiões, ter conhecimento do que é feito com suas informações, ou seja, autodeterminação informativa.
8. Armazenamento de dados
Os dados pessoais serão armazenados pelo tempo necessário para alcançar as finalidades de tratamento mencionadas nesta Política. Isso pode incluir o armazenamento de informações para cumprir obrigações legais ou regulatórias, bem como para proteger os interesses da HUBSOFT em processos judiciais, administrativos ou arbitrais. Nesses casos, a HUBSOFT pode reter tais informações, mesmo se o titular solicitar sua exclusão.
No entanto, se o processamento dos dados for baseado no consentimento, as informações serão excluídas a partir do momento em que o titular fizer a solicitação.
Caso não haja uma finalidade específica para manter os dados, eles serão devidamente eliminados de maneira segura ou, quando aplicável, anonimizados, para serem mantidos apenas para fins de registros históricos ou estatísticos da HUBSOFT.
Ainda, informamos que o término do tratamento dos dados pessoais ocorrerá após o fim do período de tratamento informado ao titular ou mediante determinação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), quando houver violação ao disposto na LGPD.
9. Direitos do Titular e como exercê-los
A HUBSOFT respeita os direitos dos titulares definidos na LGPD, que incluem:
a) Confirmação da existência de tratamento;
b) Acesso aos dados;
c) Correção de dados;
d) Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados;
e) Portabilidade;
f) Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, ressalvadas as exceções;
g) Revogação do consentimento;
h) Informações sobre compartilhamentos de dados pessoais;
i) Possibilidade de não fornecer e consequências do não fornecimento do consentimento;
j) Revisão das decisões automatizadas.
Para exercer esses direitos perante a HUBSOFT, o Usuário ou Cliente deverá entrar em contato via e-mail, no endereço dpo@hubsoft.com.br.
A HUBSOFT se empenhará ao máximo para atender prontamente todas as solicitações. No entanto, dependendo da complexidade da demanda, o prazo de resposta poderá ser mais longo do que o esperado. Se isso ocorrer, serão fornecidas justificativas adequadas ao Titular.
Ainda, para que a HUBSOFT possa atender às requisições feitas pelo titular e para garantir a segurança dos dados pessoais, é possível que seja necessário solicitar alguns documentos e/ou informações para confirmar a identidade do solicitante e a autenticidade da solicitação.
Além disso, destacamos que a HUBSOFT poderá recusar o atendimento de certas solicitações do Titular. Por exemplo, se a identidade do solicitante não puder ser comprovada ou se a exclusão de informações for solicitada e a HUBSOFT tiver a obrigação legal ou regulatória de mantê-las, o Titular será informado dessa situação ao receber a resposta.
10. Cookies
Os cookies são arquivos pequenos que contêm dados trocados entre um dispositivo, como um celular ou computador, e um site da web. Eles são armazenados com o propósito de aprimorar a experiência do usuário ou cliente no site. Para obter mais informações, recomendamos que acesse nossa Política de Cookies.
11. Encarregado de proteção de dados (DPO)
O encarregado de proteção de dados é o profissional responsável por receber e processar as solicitações dos Usuários e Clientes da HUBSOFT. Caso você precise falar sobre o tratamento dos seus dados pessoais, é possível acionar o DPO Yasmin Ferreira a qualquer momento através do e-mail dpo@hubsoft.com.br.
12. Controle de revisão
A presente política está em sua segunda versão, publicada no sítio eletrônico no dia 01 de outubro de 2024, contudo está sujeita a modificações para atualização.